前回の記事、広報誌発行までのロードマップ ～1～では
広報誌発行の目的についてお話しました。
今回は、広報誌が完成するまでの流れを見ていきましょう!
企業の“顔„として幅広いステークホルダが目にする印刷媒体だけに、
綿密に計画を進めたいところですね...!
どのようなことを気にかけるべきでしょうか。さっそくチェックしていきましょう。

idea 2［スケジュール］

完成までのフローを知り関係者の協力を得る

構想段階では、他社の成功事例を検討する、経営陣を含む上層部と求める成果を
共有するなど、幅広い視点で考えることがポイントだ。
「広報誌とは、こうあるべき」という固定観念をふり払い、
自由な発想で内容を検討したいものだ。予算や体制も含め精査するのは言うまでもない。

また、広報誌の制作には外部の協力会社の存在が欠かせない。
どのタイミングで協力会社が編集チームの一員となるかは、その会社の方針にもよるが、
できれば早い段階から入ってもらうのが望ましい。ノウハウを持つ協力会社なら、
他社の事例も含め客観的な意見を聞くことができるため、企画会議にも活気が出るはずだ。

具体的な発行フローは以下の1～7を参考にしていただきたい。
特に初めて広報誌を発行するケースでは、内容に対する迷いもあるだろうし、
関係各所との連携も必要になる。そのため、経営陣からの支援を仰ぐ、
発行の目的を社内で広く共有するなどの工夫が大切だ。

1 キックオフMTG
発行責任者や編集長、編集スタッフによる社内編集部、さらに外部の協力会社を含む
「編集チーム」を立ち上げる。この時、発行方針や目的、対象読者などをチーム全体で
共有。各々の役割と業務の分担を決めるのはもちろん、できればデザインテイストにも
ふみ込んでおきたい。

2 企画編集会議
具体的なページ構成や記事、役割を決定する場。発行回数が多い場合は、
年間企画会議を実施することもある。

3 コンテンツの作成
掲載する記事に沿って原稿を作成し、写真やグラフ・チャートなどを収集する。
必要に応じてカメラマンによる撮影、コピーライターによる取材を行う。
社内で対応できない専門的な記事を掲載する、インタビューや座談会などを行う場合は、
協力会社のサポートを仰ぐケースが多い。

4レイアウト・デザイン
基本的に協力会社が担当するが、誌面デザインは読者に対する印象を
決定づける大事な工程。雑誌やフリーペーパー、他社の制作事例を参考にするなど
徹底してこだわることが肝心だ。

5校正・修正
通常は2～3回のやり取りをして、校正を進めていく。
社内外で記事の内容確認が必要なものは、誌面のPDFデータを送信して校正を依頼する。
完全に修正する箇所がなくなれば「校了」となる。

6印刷・製本・加工
いよいよ最終工程。印刷所にレイアウトしたデータを「入稿」する。
本番の印刷前に「色校正」といわれる刷り見本をチェックして完了。

7納品
ついに完成!

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制作のフローを知ることで、何をすべきかが明確になるので
より具体的に行動しやすくなりますね。
そして、何より大切なのは「広報誌は自由でいい!」ということ。
従来の形に囚われない斬新な企画・おしゃれなレイアウトなど
ぜひともオリジナリティー溢れる広報誌の制作を目指しましょう!