テレワークにおいて、必要となるのが“Web会議”です。場所の確保や資料の印刷が不要など、メリットの多い方法ですが、慣れない人にとって不便な点があるもの。そこで、今回は制作物の発注をする企業の担当者が、制作会社と打ち合わせをするWeb会議で気をつけたい3つのポイントをご紹介します。

①感情が伝えづらい

対面の打ち合わせと比べて、自分の感情や表情は想像以上に伝わりづらいものです。そのため、しっかりと意思疎通するには、いつも以上に相槌を大きくするのがポイント。対面のときと同じ反応では、「怒っているのかな」「反応がないな」と相手に思わせてしまいます。そこで、「はい!」や「なるほど!」と大げさなくらい相槌を打ちましょう。また、感情に訴えかける言葉を意識して使うことも大切です。「すごい」「うれしい」など、相手に素直な感想を伝えると、思いが伝わります。

②音声が聞き取りづらい

Web会議において、多くの人の悩みの種が、音声の聞き取りづらさです。相手の声が途切れるほか、ハウリングが起きてしまうことも。すると、「聞こえなかったから、もう一度話してほしい」とお願いしなければなりません。これが何度も発生すると会話が成り立たず、相手と気まずくなってしまうのは明白です。そうならないためにも、事前にネット環境の確認はしっかりと行いましょう。さらに、可能であれば、打ち合わせ前に数名で試してみるのもいいかもしれません。また、マイク付きイヤホンを使うと、PCのスピーカーが周りの音を拾わず、相手にはっきりとした音声で伝えられます。ぜひ試してみてください。

③サンプル・現物が見せられない

Web会議のシステムには、PCの画面共有が可能なものもあります。しかし、映像がきれいとはいえず、小さな文字やディテールまで、細かく確認することはできません。つまり、内容やデザインのすり合わせは困難です。たとえ、打ち合わせの前に資料をメールに添付して送信する、あるいは、実物の資料を郵送するとしても、対面よりも手間がかかります。自分の要望を相手に伝えるには、言葉数を増やす、表現を工夫する必要があるからです。内容が伝わっているか不安な場合は、打ち合わせ後に議事録など確認メールを送るといいでしょう。

まとめ

以上の3つは、私たちの失敗談をもとにまとめたポイントです。しかし、これらの失敗は、自分たちの少しの意識で防ぐことができること。いつも以上に相手の気持ちや状況を意識し、Web会議にのぞんでみてはいかがでしょうか。

Writing：S.W
アドバンド2年目 ライター
某大学の芸術学部卒、たまにサイクリングしてます