adLive.Coを運営するアドバンド株式会社では、テレワークの取り組みとして、Web会議を導入しました。

使用しているツール：Google Meet
→Googleが提供する有料サービス「G Suite」に加入していれば、誰でも利用できる機能です。自分が加入していれば、URLを発行して、非加入者ともWeb会議を行うことができます。

使用する場面：社内の朝礼・打ち合わせ、新入社員研修、お客様との商談・打ち合わせ

今回は、当社の経験に基づき、Web会議を導入するメリット・デメリットを解説します。

Web会議導入のメリット

①場所の確保が必要ない

打ち合わせや商談の際に、社内の会議室を手配したり、社外の貸会議室を借りたりする場合があると思います。忙しい業務の中での、手配や申し込みなどは非常に手間。Web会議ならば、場所を選ばず、いつでもスピーディーなやり取りができます。

②コストカットができる

交通費や移動中の人件費、紙の資料の印刷費などが不要になるため、コスト削減につながります。また、Web会議は、電波の都合上、複数人が同時に発言できません。そのため、本題からそれることなく、打ち合わせを進行でき、時間的なコストカットにもつながります。

③研修での理解度が向上する

新入社員や部下への研修を、画面を共有しながら行うことができます。口頭で説明するのが難しいソフトやアプリケーションの使い方を、実際に操作しながら説明でき、録画することもできるため、理解度の向上と時間の短縮が図れます。

■アドバンドでは

交通費や印刷費の経済面でのコストが削減されました。また、移動や準備にかかる時間の面でのコストも減り、効率よくプロジェクトを進められるようになりました。また、初めてWeb会議で行った新入社員研修では、今年入社した5名の社員たちが、デザインソフトの使い方や、コピーライティングの基本を自宅で学んでくれました。

Web会議導入のデメリット

①ネット環境に左右される

Web上で行うため、インターネット環境が必須です。自宅にインターネットがつながっていなかったり、通信量に制限があったりする場合は要注意です。

②相手の気持ちが読み取りづらい

お客様との商談では、明るい印象や頼りになる雰囲気をアピールすることが重要。しかし、画面上での会話だと、表情や声色が伝わりづらく、良い印象を与えることは困難です。

③自宅の場合、生活感が出てしまう

自宅でWeb会議に参加する場合、部屋の様子や、家族の声が入ってしまい、生活感が出てしまいます。商談の場面では、あまり相応しくない状況かもしれません。

■アドバンドでは

全員で行う朝礼中に、通信が途切れてしまう社員や、言葉が断片的にしか聞こえない社員がおり、スムーズに進行できませんでした。また、部屋のクローゼットやポスターが映りこんでしまう社員も。生活感が出てしまう問題への対策として、自分の背景を画像に変える機能を活用する社員もいるようです。

まとめ

・経済的、時間的なコストカットになる

・お客様との商談よりも、社内の打ち合わせ向け

・10人以上集まるような会議での活用は難しい

以上、私たちが取り組んだ率直な感想をもとに、まとめてみました。
今後、Web会議の導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください！

Writing：K.N
アドバンド2年目 ライター
デスクには、常にグミを置いています